Forberedelse og gennemførelse af udbud efter danske regler

Hvornår gælder udbudsloven i Danmark?

Udbudsloven anvendes, når offentlige kontrakter indgås. En offentlig kontrakt er en gensidigt bebyrdende aftale, som indgås skriftligt mellem en eller flere økonomiske aktører og en eller flere ordregivere, og som angår udførelse af bygge- og anlægsarbejder eller levering af varer eller tjenesteydelser, jf. udbudslovens § 24, nr. 24.

Gensidigt bebyrdende betyder, at parterne forpligter sig til ydelse mod ydelse. Der skal med andre ord være en ydelse fra en økonomisk aktør og en modydelse fra ordregiveren. Modydelsen behøver ikke være et pengebeløb, men den skal kunne opgøres i penge. Ordregiveren behøver ikke selv modtage ydelsen; den kan gå til offentligheden eller til en række bestemte borgere, så længe ordregiveren har en direkte økonomisk interesse i den.

Udbudspligten dækker ikke ensidige dispositioner, fx gaver eller ydelser, der leveres på et andet grundlag end en kontrakt – for eksempel fordi leverandøren er forpligtet til at udføre ydelsen efter lov eller bekendtgørelse. Der er heller ikke tale om en gensidigt bebyrdende aftale, hvis en myndighed yder tilskud eller støtte til en virksomheds opgaver uden at få en modydelse. Udbudsreglerne gælder kun for kontrakter, hvor der sker et indkøb; en kontrakt om ordregiverens salg af aktiver eller levering af ydelser er ikke omfattet.

Ordregivere er staten, regionale og kommunale myndigheder, offentligretlige organer samt sammenslutninger af en eller flere af disse myndigheder eller offentligretlige organer, jf. udbudslovens § 24, nr. 28. Ordregiverbegrebet omfatter derfor ikke kun stat, regioner og kommuner, men også en bred gruppe almennyttige organer, der på den ene eller anden måde er kontrolleret af det offentlige.

Tærskelværdier for offentlige indkøb

Tærskelværdier er beløbsgrænserne for, om en opgave skal i udbud. Ligger opgaven over tærskelværdien, skal den i udbud; ligger den under, skal den som udgangspunkt ikke i udbud. Småindkøb kan gennemføres uden udbud. Overstiger en kontrakt tærskelværdien, skal den sendes i udbud efter udbudslovens regler.

Efter EU-reglerne er hovedtærsklerne 140.000 euro for offentlige indkøbskontrakter og tjenesteydelseskontrakter med statslige myndigheder og 5.404.000 euro for bygge- og anlægskontrakter. Tærsklerne gennemgås jævnligt, og beløbene justeres mindre.

I dansk praksis angiver Dansk Erhverv i februar 2023 disse tærskelværdier: for statslige myndigheder som udgangspunkt 1.043.126 kr., for regionale og kommunale myndigheder og offentligretlige organer 1.601.944 kr. og for indkøb, der kan fremmes efter det såkaldte light-regime, 5.588.175 kr. De gældende tærskelværdier findes på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside.

Tærskelværdier for offentlige indkøb i Danmark (2023)

De fire hovedformer for udbud efter danske regler

Virksomheder, der overvejer at give tilbud, bør være opmærksomme på, at der findes fire udbudstyper: offentligt udbud, begrænset udbud, udbud med forhandling og konkurrencepræget dialog. Der findes også andre former, herunder projektkonkurrence, dynamisk indkøbssystem og innovationspartnerskab.

Ved offentligt udbud kan alle afgive tilbud. Det er den mest anvendte procedure.

Ved begrænset udbud kan alle ansøge om at deltage, men kun forhåndsudvalgte må afgive tilbud.

Ved udbud med forhandling kan alle blive bedt om at deltage, men kun forhåndsudvalgte bliver opfordret til at sende indledende bud og deltage i forhandlingen. Ordregivere må kun bruge proceduren, når forhandlinger er nødvendige på grund af købets særlige eller komplicerede natur. Inden for forsvar og sikkerhed, vand, energi, transport og posttjenester kan den dog bruges som standardprocedure.

Ved konkurrencepræget dialog kan ordregiveren bruge proceduren til at finde en metode, der opfylder et behov, som ordregiveren selv har defineret.

Udbudsreglerne hviler på principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Offentlige udbud må ikke udformes for at få dem holdt uden for udbudsreglerne eller for kunstigt at begrænse konkurrencen. Det er også forbudt at forskelsbehandle tilbudsgivere efter nationalitet; en ordregiver må ikke behandle aktører eller ydelser fra Danmark mere eller mindre gunstigt end aktører og ydelser fra andre lande.

Gennemførelse af et udbud: Trin-for-trin-overblik

Et offentligt udbud forløber ofte i fem faser, men forløbet afhænger altid af den konkrete udbudsform. Overordnet set består processen typisk af behovsafklaring og planlægning, udarbejdelse af udbudsmateriale, annoncering, tilbudsafgivelse, evaluering, tildeling og kontraktindgåelse.

EU-udbud offentliggøres i TED-databasen, hvor der er gratis onlineadgang til alle bekendtgørelser om europæiske offentlige indkøb, som er offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende. Udbud efter tilbudsloven og udbudsloven afsnit 4 og 5 kan offentliggøres på udbud.dk. EU-udbud og udbud med klar grænseoverskridende interesse skal som udgangspunkt også annonceres på udbud.dk. Danske udbud, der bekendtgøres i TED, importeres og vises på udbud.dk.

På udbud.dk kan man også finde varslinger om fremtidige indkøbsplaner og licitationer efter tilbudsloven. Desuden findes flere private virksomheder, der tilbyder udbudsovervågning på abonnementsbasis.

I udbudsmaterialet skal ordregiveren beskrive, hvad der skal leveres. Efter udbudsloven kan ordregiveren stille særlige krav til ydelsen eller varens egenskaber på en af tre måder, herunder ved hjælp af standarder. Gennem tekniske specifikationer skal ordregiveren beskrive de konkrete krav til det, der ønskes indkøbt.

Under gennemførelsen skal ordregiveren overholde principperne om ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet. Udbuddet må ikke udformes for kunstigt at begrænse konkurrencen, og kommunikationen med leverandørerne skal sikre, at alle tilbudsgivere behandles ens.

Deltagelse i et udbud: Hvordan udfyldes ESPD og opfylder man kravene?

ESPD står for det fælles europæiske udbudsdokument (European Single Procurement Document). Det bruges ved deltagelse i offentlige udbud og fungerer som tilbudsgivernes egenerklæring om, at de opfylder ordregiverens kriterier for det enkelte udbud. Konkret er der tale om en egenerklæring om opfyldelse af kriterier for udelukkelse, egnethed og udvælgelse.

Når du udfylder ESPD'et, skal du give de oplysninger, som ordregiveren angiver.

Er du omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, kan du fremlægge dokumentation for, at du og din virksomhed er pålidelige, og dermed deltage i udbuddet alligevel. En offentlig ordregiver kan for eksempel udelukke en leverandør, hvis ordregiveren kan påvise, at leverandøren væsentligt har misligholdt en tidligere kontrakt.

For at opfylde kravene bør du sikre, at oplysningerne i ESPD'et er korrekte og kan dokumenteres, hvis ordregiveren beder om det. Vær også opmærksom på de egnethedskrav og udvælgelseskriterier, som ordregiveren har fastsat i udbudsmaterialet.