Kontrol af CVR og virksomhedsstatus hos leverandører

Hvorfor CVR-kontrol bør være en fast del af leverandørvurderingen

CVR er Det Centrale Virksomhedsregister, statens stamregister over danske virksomheder. Erhvervsstyrelsen administrerer registret, og cvr.dk er den officielle adgangsportal til data om danske virksomheder – både aktive og ophørte (CBS Bibliotek, Coherta).

Erhvervsstyrelsen tildeler hver virksomhed et unikt 8-cifret CVR-nummer. Nummeret bruges til identifikation i blandt andet bankforbindelser og forsikring (Coherta, Legal Desk).

Kontrollen skal bekræfte, at leverandøren på fakturaen eller kontrakten er identisk med den registrerede virksomhed: samme navn, adresse og CVR-nummer.

Momspligtige virksomheder og virksomheder med ansatte skal lade sig registrere i CVR. Ændringer i eksempelvis adresse eller ledelse skal indberettes til Erhvervsstyrelsen og opdateres i registret (Coherta).

Brug CVR-oplysningerne som første led i risikovurderingen, før samarbejdet indgås eller fornyes: stamdata mod fakturaoplysninger, status mod forventet aktivitet, ejerforhold mod habilitet og regnskaber mod økonomisk formåen.

CVR-nummer og leverandørens stamdata

Et opslag på CVR-nummeret giver grundoplysninger. Ifølge Legal Desk viser registret blandt andet selskabsnavn og eventuelle binavne, CVR-nummer, adresse, selskabskapital, momsregistrering, regnskabsår, branchekode, direktører, bestyrelsesmedlemmer, stiftere, ejerforhold og årsregnskaber for kapitalselskaber.

Coherta beskriver de samme hovedgrupper som stamdata: navn, adresse og juridisk status; virksomhedsform; branchekoder; ledelse og ejerskab samt økonomiske nøgletal. DataPeeps viser desuden etableringsdato, virksomhedstype og kontaktinformation som telefonnummer.

Ved leverandørkontrol er felterne især anvendelige til krydstjek. Stamdata bekræfter, at leverandøren er den, den udgiver sig for. Sammenhold navn (inkl. binavne), adresse og CVR-nummer med tilbud, ordrebekræftelse, faktura og kontrakt. Virksomhedsformen – A/S, ApS eller enkeltmandsvirksomhed – siger noget om, hvem der hæfter for forpligtelserne, og bør passe til den risiko, du påtager dig (Coherta).

Branchekoden viser virksomhedens primære virke og kan søges via branchenavn eller branchekode i DB07-klassifikationen (Coherta, eStatistik). Matcher branchekoden ikke de varer eller ydelser, leverandøren tilbyder, bør du spørge ind til aktiviteten.

Momsregistrering og regnskabsår er faste felter, der kan vise, om leverandøren fakturerer og rapporterer, som man må forvente (Legal Desk).

Virksomhedsstatus og røde flag

Statusfeltet er et af de mest direkte risikosignaler i et CVR-opslag. Ifølge DataPeeps viser opslaget, om virksomheden er aktiv, ophørt, konkurs eller tvangsopløst. Samme oplysninger fremgår af virksomhedsprofilen sammen med branche, ansatte og historik.

CVR indeholder alle registrerede virksomheder i Danmark – både aktive og ophørte (CBS Bibliotek). Et fund i registret er derfor ikke i sig selv bevis for, at leverandøren fortsat driver virksomhed.

Ophørt, konkurs og tvangsopløst bør som udgangspunkt føre til, at samarbejdet ikke indgås eller fornyes, før forholdet er afklaret. Der bør heller ikke betales fakturaer, før det er dokumenteret, hvem der reelt er aftalepart.

Ved tvivl kan status krydstjekkes med regnskabsår og sidste indberetning. Fremstår virksomheden aktiv, men har den ikke indberettet regnskab i overensstemmelse med sit regnskabsår, bør den undersøges nærmere.

Kontroller statussen på opslagstidspunktet, og brug den som beslutningsgrundlag – ikke et gammelt notat fra en tidligere godkendelse. Registret opdateres løbende ved førstegangsregistrering og senere ændringer (Coherta).

Ejerforhold, ledelse og personkreds

CVR indeholder oplysninger om personkredsen bag leverandøren. Legal Desk fremhæver direktion, bestyrelsesmedlemmer, stiftere og ejerforhold; Coherta nævner direktører, bestyrelsesmedlemmer og reelle ejere.

Oplysningerne viser, hvem der tegner virksomheden og formelt står bag den, inden en aftale underskrives. Registret kan søges på CVR-nummer, selskabsnavn og person (Legal Desk), så du kan undersøge, om de samme personer optræder i andre relevante virksomheder.

Ved vurderingen bør du sammenholde, om personkredsen er stabil og identificerbar, og om der er uklare eller sammenfaldende interesser mellem leverandøren og din organisation.

Sidder en person på begge sider af bordet – som ejer eller leder af leverandøren og samtidig i en beslutningsrolle hos køber – bør aftalen håndteres efter jeres interne regler om habilitet og interessekonflikter. Underskrifts- og tegningsregler bør bekræftes i registret.

Ved enkeltmandsvirksomheder og personligt ejede virksomheder falder den formelle personkreds sammen med ejeren. Leverandørvurderingen bør derfor også omfatte, hvad der sker med leverancen ved sygdom eller ophør.

Erhvervsstyrelsens Mit Virk giver virksomheder mulighed for at kontrollere egne stamoplysninger og administrere rettigheder til selvbetjening – den kanal, leverandøren selv bruger til at rette oplysninger i registret (virk.dk).

Regnskaber, økonomi og udvikling

CVR giver adgang til offentliggjorte årsrapporter. Ifølge CBS Bibliotek kan årsrapporter hentes mindst 30 år tilbage; før 2001 hed det årsregnskaber. Digitalt tilgængelige rapporter – typisk fra midten af 1990'erne og frem – kan downloades gratis.

Årsregnskaber findes i registret for kapitalselskaber (Legal Desk). Dataværktøjer fremhæver muligheden for at hente årsrapporter som PDF samt se eventuelle revisions- og regnskabsnoter (eStatistik, DataPeeps).

Til den økonomiske vurdering bør du trække centrale nøgletal ud år for år: omsætning, resultat og egenkapital kan ses direkte på virksomhedsprofilen, hvis regnskaberne er indberettet (DataPeeps).

Mønstret over flere år er mere brugbart end et enkelt tal. Faldende egenkapital, gentagne underskud eller store sving i omsætningen bør føre til spørgsmål om leverandørens evne til at løfte en flerårig aftale.

Udviklingen i antal ansatte er et selvstændigt signal om kapacitet og stabilitet. CVR-data gør det muligt at se udviklingen i antal ansatte over tid (DataPeeps).

I værktøjer som eStatistik indgår udviklingen i antal ansatte over tid sammen med virksomhedens historik og brancheudvikling (eStatistik). Kombinationen af faldende bemanding og uændret eller stigende ordrevolumen bør afklares, før aftalen forlænges.

Vigtige nøgletal fra CVR-registret

Registreringshistorik og ændringer over tid

CVR indeholder en registreringshistorik over, hvilke registreringer der er foretaget i selskabet i dets levetid (Legal Desk). I værktøjsløsninger fremgår historikken typisk som en oversigt over alle ændringer i virksomhedsnavn, antal ansatte, adresse med mere (eStatistik). Historikken viser bevægelserne bag det aktuelle snapshot.

Nogle mønstre bør udløse en nærmere undersøgelse: hyppige navne- eller adresseændringer, gentagne ledelsesskift inden for kort tid og store udsving i antal ansatte, der ikke forklares af branchens udvikling.

Tjek også, om adressen er en almindelig forretningsadresse for leverandøren, eller om mange virksomheder deler den. Det sidste er typisk et tegn på, at den reelle drift foregår et andet sted.

Afstem til sidst ændringerne med jeres egen dokumentation. Hvis leverandørens navn, adresse eller kontaktperson er ændret, siden aftalen blev indgået, bør kontraktdata og fakturaoplysninger opdateres, så betalinger ikke sendes til en gammel adresse eller et gammelt selskabsnavn.

Sådan tjekker du en leverandør trin for trin

Følg denne rækkefølge: 1) Søg på leverandørens CVR-nummer eller virksomhedsnavn. Ifølge DataPeeps vises alle matchende virksomheder straks med grundlæggende oplysninger, og søgning kan også foretages på navn i det officielle register (Legal Desk).

Brug officielle kilder som grundlag: cvr.dk er den officielle adgangsportal til Det Centrale Virksomhedsregister under Erhvervsstyrelsen, hvor man kan se ejer- og ledelsesstrukturer og finde regnskabsoplysninger (CBS Bibliotek).

Ønsker leverandøren selv at rette oplysninger, sker det via Erhvervsstyrelsens kanaler. Mit Virk samler desuden indhold fra Danmarks Statistik, ATP, Færdselsstyrelsen og Erhvervsstyrelsen til virksomhedens egen kontrol af stamoplysninger (virk.dk).

Notér datoen for opslaget, og notér hvem der har foretaget det. Gem en kopi af profilen sammen med leverandørgodkendelsen, så det senere kan vises, hvilke oplysninger godkendelsen byggede på.

Sådan tjekker du en leverandør trin for trin

Udenlandske leverandører og udenlandske virksomhedsregistre

Er leverandøren ikke registreret i dansk CVR, skal oplysningerne findes i hjemlandets register. Registrets navn og nummerets betegnelse varierer: I Storbritannien hedder registret Companies House, og nummeret kaldes "Company number"; i Sverige findes oplysningerne gennem Bolagsverket, og nummeret hedder "Organisationsnummer" (dinero.dk).

Flere registre tilbyder en engelsk udgave, og ellers kan browserens oversættelsesfunktion ofte bruges (dinero.dk).

Registrene viser typisk virksomhedstype, ejerskab, adresse og branche. Companies House viser eksempelvis, hvilken virksomhedstype det pågældende nummer har.

De britiske typer omfatter blandt andet Public limited company (PLC), Private company limited by shares (LTD), Limited Liability Partnership (LLP) og Unlimited company (UNLTD). I Sverige omfatter virksomhedstyperne blandt andet Aktiebolag, Enskild näringsverksamhet, Handelsbolag och Kommanditbolag (dinero.dk).

Da hæftelsesforholdene varierer mellem typerne, bør virksomhedstypen læses, før kontrakten underskrives.

Gennemfør samme kontrolpunkter som for danske leverandører – identitet, status, personkreds og regnskaber – men vær opmærksom på, at regnskabspligt, feltnavne og offentlighedsgrad kan være anderledes i det pågældende land.

I lande uden et frit tilgængeligt register må oplysningerne i stedet indhentes direkte fra leverandøren som dokumentation og verificeres gennem andre kilder.

Løbende kontrol og opfølgning

CVR er ikke et statisk billede. Når en virksomhed skifter adresse eller ledelse, skal ændringen indberettes til Erhvervsstyrelsen, hvorefter oplysningerne opdateres i registret og distribueres videre til eksempelvis myndigheder og pengeinstitutter (Coherta).

En godkendelse baseret på et opslag fra et tidligere år kan derfor hvile på data, der siden er ændret.

Læg kontrollen ind som en fast rutine med et defineret interval, for eksempel ved aftaleindgåelse, årlig leverandørrevurdering og forud for større betalinger. Gentag opslaget, når status, ejerforhold, regnskaber eller kontaktoplysninger ændres. Hold særligt øje med registreringshistorikken, der viser ændringer i navn, adresse og antal ansatte over tid (Legal Desk, eStatistik).

Sæt en enkel konsekvens på fundet: falder leverandøren på status eller økonomi, bør betalinger og nye ordrer sættes på hold, indtil forholdet er afklaret med leverandøren og dokumenteret i leverandørjournalen.

Kan forholdet ikke afklares, bør aftalen ikke fornyes uden en ny, fuld vurdering.