Dokumentationskrav til en leverandørprofil

Leverandørprofilen som svar på udvælgelseskriterierne

En leverandørprofil er ikke et fast skema med samme indhold i alle udbud. I danske offentlige udbud vurderes virksomheden efter udvælgelseskriterierne i udbudsbekendtgørelsen, og vurderingen handler om, hvorvidt virksomheden kan varetage den udbudte opgave.

Har man ikke styr på udvælgelseskriterierne, kommer virksomhedens tilbud ikke til vurdering. Profilen bør derfor spejle kriterierne i den konkrete bekendtgørelse – ikke være en generisk præsentation af virksomheden.

Tag kriterierne én for én i den rækkefølge, de står i udbudsbekendtgørelsen. Notér for hvert kriterium, hvilken oplysning virksomheden svarer med, og hvilket dokument der senere kan fremlægges som bevis for oplysningen.

Udbudsloven definerer offentlige kontrakter og ordregivere i § 24, nr. 24, og § 24, nr. 28. Profilen skal derfor tage højde for, om kunden er omfattet af udbudslovens ordregiverbegreb. De dokumenter, der senere skal fremlægges, følger af den konkrete udbudsbekendtgørelse.

Regn med at kunne fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, skatteattest eller restanceoplysning fra Skattestyrelsen, straffeattest eller børneattest, referenceliste med navngivne kunder og ordrer, CV for nøglepersoner, årsrapport eller årsregnskab for nøgletal, forsikringsbevis eller ansvarsforsikring samt ledelses- og kvalitetscertifikater som ISO 9001 og ISO 14001. Hvilke dokumenter der er obligatoriske, afhænger af udbuddet.

Obligatoriske dokumenter i leverandørprofilen

ESPD som foreløbig dokumentation

I danske offentlige udbud indberettes leverandørprofilens oplysninger typisk via ESPD. Ifølge Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen skal kun vinderen af udbuddet som udgangspunkt fremsende fuld dokumentation for oplysningerne i ESPD'et. ESPD'et fungerer som foreløbigt bevis, og den tunge dokumentationsbyrde udløses sent – i praksis først, når vinderen er fundet.

Konsekvensen er, at alt, hvad der erklæres i ESPD'et, skal kunne efterprøves måneder senere. Har virksomheden afgivet oplysninger, den ikke kan dokumentere på daværende tidspunkt, opstår problemet først, når erklæringen ikke længere kan korrigeres.

Når ordregiveren beder om dokumentation, skal serviceattest, skatteattest eller restanceoplysning, straffeattest eller børneattest, referenceliste, CV, årsrapport eller årsregnskab, forsikringsbevis og certifikater som ISO 9001 og ISO 14001 kunne fremlægges. Derfor bør hvert felt i ESPD'et allerede ved udfyldelsen være knyttet til et dokument, der kan skaffes.

Udelukkelsesgrunde og tro og love-erklæringer

Oplysningerne om udelukkelsesgrunde angår, hvorvidt virksomheden eller dens ledelse er omfattet af forhold, der gør den uegnet til at få en offentlig kontrakt. Profilen bør derfor have et afsnit, hvor virksomheden for hver relevant grund tager stilling til, om forholdet gør sig gældende, og hvilken dokumentation der ligger bag svaret.

I første omgang kan oplysninger om udelukkelsesgrunde dokumenteres med tro og love-erklæringer. Evalueringen af udbudsloven peger på, at tro og love-erklæringer giver mindre sikkerhed for, at oplysningerne er korrekte. Virksomheden bør derfor kun afgive erklæringer, der faktisk kan underbygges – også selv om der ikke er krav om det på tilbudstidspunktet.

Straffeattest eller børneattest kan indgå ved vurderingen af udelukkelsesgrunde. Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen og skatteattest eller restanceoplysning fra Skattestyrelsen indgår i den samlede dokumentationspakke.

Evaluering af udbudsloven beskriver, at tro og love-erklæringer giver mindre sikkerhed for, at oplysningerne er korrekte.

Tro og love-erklæringer: Fordele og ulemper

Fra erklæring til konkret dokumentation

Arbejd med profilen, som om dokumentationen blev efterspurgt i morgen. Gem en kopi af det afgivne ESPD, så det står entydigt, hvilke oplysninger der er erklæret.

Knyt hvert enkelt felt til et bestemt dokument – for eksempel det regnskabsår og den note, et nøgletal kommer fra, den ordre og den kunde, en reference bygger på, eller den police, der dækker et forsikringskrav. Kryds derefter af, om oplysningerne er på dansk eller engelsk, om dokumenterne er underskrevne, og om de stadig er gyldige på det tidspunkt, hvor et dokumentationskrav kan komme.

Uoverensstemmelse mellem det erklærede og det fremsendte er den reelle risiko. Kan virksomheden ikke løfte de udvælgelseskriterier, den har svaret på, kommer tilbuddet ikke i betragtning. Den bedste kontrol er at lade en anden end den, der udfyldte ESPD'et, gennemgå profilen felt for felt, inden tilbuddet afgives.

Et nøgletal skal kunne føres tilbage til årsrapporten eller årsregnskabet. En reference skal understøttes af en referenceliste med navngivne kunder og ordrer. Krav til nøglepersoner skal understøttes af CV.

Forsikringsforhold dokumenteres med forsikringsbevis eller ansvarsforsikring. Ledelses- og kvalitetssystemer dokumenteres med certifikater som ISO 9001 og ISO 14001. Udelukkelsesforhold dokumenteres med straffeattest eller børneattest.

Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen og skatteattest eller restanceoplysning fra Skattestyrelsen skal også kunne fremlægges.

Fra ESPD-erklæring til konkret dokumentation

Vedligeholdelse af leverandørprofilen

Udpeg en fast person i virksomheden som ejer af profilen og den tilhørende dokumentationsmappe. Opdatér ved faste lejligheder: når årsrapporten er aflagt, når der er kommet nye referencer til, når forsikrings- eller garantiforhold ændrer sig, og når der sker ændringer i ledelses- eller ejerforhold.

Opdateringen skal ske både i selve profilteksten og i det bagvedliggende dokument; ellers viser de to dele forskellige tal, når ordregiveren senere beder om dokumentation.

Materialet skal ligge klar, før tilbuddet afgives. Har man ikke dokumenterne ved hånden, skal de skaffes inden for den frist, ordregiveren sætter i sin anmodning. Det kan være svært, hvis der skal indhentes udskrifter fra myndigheder eller underskrifter fra samarbejdspartnere eller underleverandører.

Dokumentationsmappen bør indeholde serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, skatteattest eller restanceoplysning fra Skattestyrelsen, straffeattest eller børneattest, referenceliste med navngivne kunder og ordrer, CV for nøglepersoner, årsrapport eller årsregnskab, forsikringsbevis eller ansvarsforsikring samt certifikater som ISO 9001 og ISO 14001. Tjek ved hver opdatering, at hvert dokument stadig er gyldigt.

Tidsplan for dokumentationsforberedelse

Hvor finder du kravene og fristerne?

De konkrete dokumentationskrav fremgår af udbudsbekendtgørelsen og det øvrige udbudsmateriale, og det er også her, fristerne står. Ved offentlige udbud skal ordregiveren ifølge udbudsloven angive fristen for modtagelse af tilbud i udbudsbekendtgørelsen. Læs derfor bekendtgørelsen, før profilen udfyldes, så udvælgelseskriterier, dokumentationskrav og deadlines behandles samlet.

Overblikket over danske myndigheders udbud findes via udbud.dk, der viser både nationale udbud, EU-udbud og myndighedernes forventede indkøb i indkøbsplanerne. Indkøbsplanerne er nyttige til at se et udbud komme i god tid, før tilbudsfristen begynder at løbe.

Eksempler på dokumentationskrav er serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, skatteattest eller restanceoplysning fra Skattestyrelsen, straffeattest eller børneattest, referenceliste med navngivne kunder og ordrer, CV for nøglepersoner, årsrapport eller årsregnskab, forsikringsbevis eller ansvarsforsikring samt certifikater som ISO 9001 og ISO 14001.

Ved offentlige udbud er tilbudsfristen som udgangspunkt 35 dage fra den dag, udbuddet sendes til EU's publikationskontor. Fristen kan reduceres ved en vejledende forhåndsmeddelelse eller ved elektronisk fremsendt udbudsbekendtgørelse.

EU's tærskler er 140.000 euro for offentlige indkøbskontrakter og tjenesteydelseskontrakter med statslige myndigheder og 5.404.000 euro for bygge- og anlægskontrakter. Under tilbudsloven gælder en grænse på 40.313.840 kr for bygge- og anlægsopgaver.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens udbudsvejledning er et PDF-dokument på 275 sider. Den kan bruges til at slå detaljer op, men de konkrete dokumentationskrav og frister står i den enkelte udbudsbekendtgørelse.

Vigtige tærskler og frister i danske offentlige udbud