Spørgsmål ved første kontakt til en ny leverandør

Hvorfor de første spørgsmål er afgørende

Den første kontakt med en ny leverandør er ikke starten på et samarbejde, men en tidlig screening. Spørgsmålene skal afdække tre forhold: hvilken risiko leverandøren udgør, om den har kapacitet til opgaven, og om der er et reelt samarbejdspotentiale. Svarene afgør, om leverandøren går videre til en grundigere vurdering, eller om du stopper tidligt – før du har bundet tid og ressourcer.

Manglende leverandørkontrol kan ramme både økonomi og omdømme. Efter sager om fakturafabrikker hos sine transportleverandører har Nemlig.com udtalt: »Vi vil ikke have samarbejdspartnere med uorden i forretningsførelsen« (csr.dk).

Kædesvig og urigtige fakturaer er et område, hvor Skattestyrelsen i dag kan pålægge solidarisk hæftelse og administrativt inddrage en virksomhedsregistrering – med en tærskel på forsæt eller grov uagtsomhed (jura360, TVC Advokatfirma). Spørgsmålene i den første samtale er din tidligste mulighed for at opdage den slags risici, før de bliver dine.

Risici ved manglende leverandørkontrol – sammenligning af konsekvenser

Forberedelse før du rækker ud

Undersøg leverandøren på forhånd: læs hjemmesiden, slå virksomheden op i CVR, se på regnskab og ejerforhold, og find de referencer, der allerede er offentligt tilgængelige. Undgå spørgsmål, du selv kan finde svaret på – det signalerer manglende forberedelse og bruger jeres tid forkert.

Skriv 3-4 konkrete spørgsmål ned, før du ringer eller mødes. Hav papir og kuglepen klar til at notere nye og opfølgende spørgsmål undervejs, og prioriter dem om selve opgaven, hvis de ikke bliver berørt af sig selv. Fagligt relevante og konkrete spørgsmål giver bedre svar end generiske og viser, at du har sat dig ind i, hvad leverandøren skal levere.

Spørgsmål om leverandørens virksomhed og kapacitet

Spørg, hvem der reelt står bag virksomheden: ejerforhold, ledelse og nøglepersoner. Det gør det muligt at vurdere, om ansvar og beslutningskraft er placeret, hvor du kan komme i kontakt med det, når et problem opstår.

Afdæk kapacitet og kompetence med konkrete spørgsmål: Har de løst tilsvarende opgaver før? Hvilke medarbejdere sættes på opgaven, og hvilke kompetencer har de? Hvor mange opgaver kører de parallelt i den periode, hvor du har brug for dem?

Bed om referencer fra kunder med sammenlignelige opgaver. Spørg specifikt til, hvordan kapaciteten håndteres i travle perioder, og hvad leverandøren gør, hvis den rammer sin grænse.

Spørgsmål om underleverandører og transparens

Afklar, om leverandøren selv udfører hele opgaven, eller om dele lægges hos underleverandører. Spørg, hvem der konkret udfører arbejdet. Spørg også, hvordan leverandøren fører kontrol med underleverandørerne. Afklar, hvordan underleverandører udvælges. Spørg, hvordan leverandøren sikrer sig mod uorden længere nede i kæden.

Er du offentlig ordregiver, gælder et særligt krav. En dansk bekendtgørelse, der trådte i kraft 1. juli 2023, fastlægger håndhævelsen af EU's artikel 5k om offentlige kontrakter. Ordregivere må ikke tildele eller videreføre kontrakter med russisk involvering uden forudgående tilladelse fra Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen. Overtrædelser kan indbringes for politi og Klagenævnet for Udbud (jura360, DLA Piper).

Fordele vs. ulemper ved at bruge underleverandører

Spørgsmål om kontrakt, ansvar og forventninger

Afdæk, hvad leverancen består af: hvilke ydelser, mængder, kvalitet og deadlines der gælder. Spørg, hvordan I sammen følger op på aftalen – hvilke målepunkter I bruger, hvad der rapporteres, og hvor ofte I mødes.

Tag ansvar og afvigelser op i første samtale: Hvem gør hvad, hvis en deadline glider? Hvordan håndteres uenigheder, og hvad er fremgangsmåden, hvis en leverance ikke lever op til det aftalte? Contract assurance handler om at gennemgå overholdelsen af kontraktuelle forhold mellem to parter (PwC). Det forudsætter, at begge parter fra start er enige om, hvad der måles på, og hvad der udløser en reaktion.

Spørgsmål om kontrol, dokumentation og fakturering

Spørg, hvordan leverandøren dokumenterer sit arbejde, og hvordan faktureringen hænger sammen med de leverede ydelser. Uklarheder mellem dokumentation og faktura skaber netop uorden i forretningsførelsen og kan trække kunden ind i en sag.

Kravene er konkrete og skærpede. Fakturaer udstedt fra 1. januar 2024 kan udløse personlig hæftelse for direktører, hvis Skattestyrelsen vurderer dem som fiktive. Virksomheder risikerer samtidig nægtet momsfradrag, hæftelse for A-skat og AM-bidrag samt skattestrafferetlige sanktioner (jura360, HjulmandKaptain).

Opkrævningslovens § 10 d gør ledelsesmedlemmer personligt og solidarisk ansvarlige i sager om kædesvig fra 1. januar 2024 (jura360, TVC Advokatfirma).

Behandles der personoplysninger, skal du også spørge ind til tilsynet med databehandlere. Datatilsynet politianmeldte et privathospital og indstillede en bøde på mindst 1,5 mio. kr. for manglende tilsyn med databehandlere – et krav om risikobaseret kontrol og dokumentation efter GDPR (jura360, Bird & Bird).

Konkrete spørgsmål: Hvilken dokumentation følger hver leverance? Hvem godkender timer eller ydelser, før fakturaen sendes? Hvordan håndteres kreditnotaer og tvister om fakturaer, og hvem er kontaktperson på det?

Vigtige lovgivningskrav i 2024 og 2025 for leverandører i Danmark

Spørgsmål om arbejdsforhold, etik og samarbejde

Spørg ind til arbejdsforhold og etik: Hvordan behandler leverandøren egne medarbejdere og medarbejdere i underleverandørkæden, og har de et adfærdskodeks, du kan se? TDC NETs adfærdskodeks for leverandører er et konkret eksempel: Kodekset kræver, at leverandøren etablerer samarbejdsrelationer og gensidig tillid med lokale og internationale fagforeninger (TDC NET).

Indkøb af produkter kan også være reguleret direkte. EU har vedtaget en forordning om tvangsarbejde, der forbyder produkter fremstillet ved tvangsarbejde, og som indfører markedsforbud, tilbagetrækning og bøder. Forordningen fordeler undersøgelseskompetence mellem Kommissionen og nationale myndigheder med gensidig anerkendelse, og virksomheder skal styrke due diligence og undgå social washing (jura360, Lund Elmer Sandager).

Afslut med at spørge, hvordan gensidig tillid opbygges i praksis: Hvem er din faste kontaktperson? Hvordan informerer leverandøren dig, hvis noget går galt? Hvordan tages kritik imod, uden at det udvikler sig til en konflikt?

Næste skridt efter første kontakt

Brug svarene som grundlag for en beslutning. Gå videre til en grundigere vurdering, hvis leverandøren kan levere, har kapaciteten og svarer troværdigt og konkret om underleverandører, kontraktvilkår, dokumentation og arbejdsforhold.

Mangler der svar på centrale punkter – for eksempel hvem der udfører opgaven, eller hvordan faktureringen dokumenteres – så afklar det, før du binder dig. Overvej en prøveperiode eller en mindre første opgave, før en større aftale indgås.

Følg samtidig op på kontrolpunkterne, mens samarbejdet kører: Indhent dokumentation sammen med leverancerne, kontroller fakturaerne mod det aftalte, og hold øje med, om underleverandørkæden ændrer sig, uden at du bliver informeret. Kontrollen er ikke en engangsopgave ved den første samtale, men noget der gentages gennem hele samarbejdet.

Processkema: Første kontakt til en ny leverandør