Opstilling af tildelingskriterier i et udbud

Tildelingskriterier: redskabet til at vælge det økonomisk mest fordelagtige tilbud

Tildelingskriterierne styrer tildelingen. Ordregiveren bruger dem til at evaluere og sammenligne de indkomne tilbud. Udbudslovens § 162 har tre overordnede kriterier, hvor ordregiveren skal vælge ét: bedste forhold mellem pris og kvalitet, laveste pris eller omkostninger.

Kriterierne kommer først sent i spil. Egnethedskravene skal være opfyldt for at komme i betragtning, og tildelingskriterierne bruges kun på konditionsmæssige tilbud. Tilbud, der ikke opfylder mindstekravene i udbudsmaterialet, sorteres fra, før der evalueres.

Skeln derfor skarpt mellem mindstekrav og tildelingskriterier, når materialet opstilles. Er tildelingskriteriet laveste pris, evalueres tilbuddene alene på den pris, tilbudsgiverne har budt ind med. Ordregiveren vil typisk have indsat et eller flere mindstekrav for at sikre det ønskede kvalitetsniveau.

En tilbudsgiver opnår ingen evalueringsfordel ved at overgå de fastsatte mindstekrav. Det, der skal belønnes med point, skal derfor formuleres som kriterium – ikke som krav.

Kriterierne skal finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud. De skal også forhindre, at ordregiveren frit kan vælge mellem leverandørerne ud fra for eksempel en på forhånd foretrukken virksomhed.

Vælg først det overordnede kriterium: pris, omkostninger eller pris og kvalitet

Ved laveste pris evalueres tilbuddene alene på den pris, tilbudsgiverne har budt ind med. Der evalueres ikke selvstændigt på kvalitet, så det ønskede kvalitetsniveau skal sikres gennem mindstekrav i udbuddet. Overopfyldelse af mindstekravene udløser derfor ikke point.

Ved omkostninger evalueres tilbuddene på de omkostninger, der er forbundet med produktionen eller udførelsen af den udbudte vare eller ydelse. Ordregiveren kan inddrage de samlede totalomkostninger i hele kontraktens løbeperiode, og livscyklusomkostninger kan indgå. Heller ikke her konkurreres der på kvaliteten af tilbudsgivernes opgaveløsning, så kvalitetskrav må håndteres som mindstekrav.

Ved bedste pris-kvalitetsforhold vurderer ordregiveren, hvilket tilbud der samlet giver den bedste kombination af leverandørens pris og den tilbudte kvalitet. Kriteriet kræver, at ordregiveren angiver en række underkriterier, der uddyber, hvad der lægges vægt på i kvalitetsevalueringen. Det betyder, at det ikke nødvendigvis er det billigste tilbud, der vinder.

I dansk praksis er det kombinerede pris- og kvalitetskriterium det mest anvendte: to tredjedele af danske udbud bruger det. Danske ordregivere adskiller sig dermed fra europæisk praksis, hvor laveste pris er det hyppigst anvendte. Når danske ordregivere vælger kriteriet, vægter kvalitet i gennemsnit lidt højere end pris.

For bygge- og anlægsopgaver afhænger valget af regelsæt. Tilbudsloven gælder for kontrakter, hvor den samlede værdi ikke overskrider EU's gældende tærskelværdi på 40.313.840 kr. Overskrides tærskelværdien, træder udbudsloven i kraft, og opgaven skal i EU-udbud.

Overordnede tildelingskriterier i dansk udbudspraksis

Oversæt kontraktens behov til underkriterier

Typiske underkriterier er kvalitet, miljøhensyn, leveringstid og kompetence. De er de parametre, ordregiveren konkret scorer tilbuddene på, når hovedkriteriet er pris og kvalitet vægtet samlet.

Et underkriterium skal have en klar sammenhæng med kontraktens genstand og være objektivt og målbart. Testen er: Kan to forskellige tilbud give forskellige point efter en metode, som en tredjemand kan efterprøve? Vedrører forskellen det, der skal leveres i denne kontrakt?

Arbejd fra kontraktens behov og risici og ned til kriterierne. Identificér hvilke egenskaber ved ydelsen der reelt afgør, om kontrakten bliver en succes for ordregiveren – for eksempel hvordan en byggeopgave løses fagligt og organisatorisk, hvilke materialer der anvendes, eller hvor hurtigt der kan leveres.

Vaerdibyg har offentliggjort eksempler på tildelingskriterier i et PDF-bilag med konkrete formuleringer af kvalitative kriterier til byggeprojekter. Det kan bruges som skabelon for, hvor detaljeret et kvalitativt kriterium kan beskrives uden at blive usagligt.

Test hvert underkriterium mod mindstekravene: Skal alle leverandører nødvendigvis kunne leve op til det, hører det hjemme som mindstekrav. Er der derimod relevant forskel mellem tilbuddene, som ordregiveren gerne vil betale for, hører det hjemme som underkriterium. Det må ikke samtidig optræde som minimumskrav, da det så ville frasortere tilbud, før kriteriet blev anvendt.

Vægtning og evalueringsmodel, der kan forklares

Vægtningen sættes mellem pris og de kvalitative underkriterier. Et gennemført eksempel: En kommune, der indkøber nyt inventar til rådhuset, kan vægte pris 40 %, kvalitet og funktionalitet 30 %, miljø og bæredygtighed 20 % og leveringstid 10 %. Den fordeling betyder, at en leverandør med højere pris stadig kan vinde, hvis tilbuddet scorer bedre på de øvrige kriterier.

Vælges pris- og kvalitetskriteriet, vægtes pris og kvalitet typisk med 50 % hver, men vægtningen kan lægges anderledes. Vægtfordelingen er dermed afgørende for, hvor meget merpris kvalitet kan opveje. Det er derfor hensigtsmæssigt, at fordelingen beskrives klart i udbudsmaterialet, så tilbudsgiverne kan regne på den.

For at gøre modellen operationel kan det være en fordel at beskrive, hvordan rå point beregnes for hvert underkriterium. Det gælder også, om pris omregnes til point efter en forud fastsat formel, hvor fx laveste pris giver maksimumpoint og øvrige tilbud point i forhold hertil.

Beskriv også, hvordan rå point ganges med vægten, og hvad der sker ved lige point. Uden en sådan beskrivelse kan tilbudsgiverne ikke forudsige, hvordan en ændring i pris eller kvalitet slår ud i den samlede score.

Kontrollér modellen før udbud: Afprøv den på et tænkt billigt tilbud med svag kvalitet og et dyrere tilbud med stærk kvalitet. Flytter vægtningen ikke rangordenen mellem de to, belønner modellen reelt ikke det, ordregiveren har sagt er vigtigt.

Skriv kriterierne så tilbudsgiverne kan handle på dem

I udbudsmaterialet skal ordregiveren tydeligt beskrive, hvilke kriterier der lægges vægt på. Beskrivelsen skal være så konkret, at tilbuddene kan sammenlignes indbyrdes på samme grundlag. Den enkelte tilbudsgiver skal kunne se, hvad der udløser point, og hvad der blot er et krav, der skal opfyldes.

Er hovedkriteriet pris og kvalitet vægtet samlet, skal ordregiveren angive en række underkriterier, der nærmere uddyber, hvad der lægges vægt på i kvalitetsevalueringen. For at gøre grundlaget gennemsigtigt kan ordregiveren samtidig beskrive, hvordan pris, kvalitet og de enkelte underkriterier indgår i vurderingen.

Hold krav og kriterier adskilt i teksten. Ved laveste pris evalueres der alene på pris, og en tilbudsgiver opnår ingen evalueringsfordel ved at overgå de mindstekrav, der måtte være fastsat. Skriv det eksplicit, hvis overopfyldelse ikke giver point. Ellers bruger tilbudsgiverne ressourcer på noget, der ikke bliver vurderet, eller tror fejlagtigt, at et højere kvalitetsniveau kan kompensere for en højere pris.

Knyt hvert underkriterium til den dokumentation, der skal afleveres, og til den bedømmelsesskala, der anvendes. Er kriteriet for eksempel leveringstid, skal det fremgå, om der gives point for kortest mulig tid i dage, og hvordan en given leveringstid omsættes til point.

Saglighed, objektivitet og målbarhed før udbuddet sendes

Tjeklisten før offentliggørelse: Tildelingskriterierne skal altid have en klar sammenhæng med kontraktens genstand og være objektive og målbare. Gå hvert underkriterium igennem og svar på, hvordan det vedrører netop denne leverance, hvordan to tilbud kan få forskellige point efter en efterprøvelig metode, og hvilket materiale der afgør scoren.

Screeningen skal også fange de usaglige kriterier. Lovguiden har en praksisoversigt over Klagenævnet for Udbuds afgørelser om tildelingskriterier og usaglige kriterier. Den kan bruges til at gennemgå eget udbudsmateriale for typiske fejl, inden det færdiggøres.

Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen har en vejledning om udbudsreglerne. Den kan indgå i den afsluttende kontrol af, at valg af kriterium, underkriterier og vægtning er håndteret efter udbudsloven.

Løb til sidst materialet igennem for indbyrdes modstrid. Kriterier må ikke dublere et mindstekrav, så et tilbud både skal opfylde noget og belønnes for det. Den beskrevne evalueringsmetode skal kunne gennemføres med præcis den dokumentation, udbudsmaterialet beder om.