Sådan kortlægger du leverandørudbuddet i en sektor

Afgræns sektoren og beslutningsbehovet

Kortlægningen starter med et formål, ikke med data. Beslut, om overblikket skal bruges til indkøbsoptimering, leverandørrisiko, bæredygtighedsrapportering, forsyningssikkerhed eller kundekrav. Formålet bestemmer, hvor fintmasket listen skal være, og hvilke felter du skal udtrække.

Skal kortlægningen understøtte en scope 3-opgørelse, skal hver leverandør have en branchekode. Skal den understøtte forsyningssikkerhed, skal den vise, om der findes alternativer til de enkelte kategorier. Skal den understøtte leverandørstyring, skal den kunne følge hver leverandør over tid.

Afgræns sektoren konkret: hele din indkøbsportefølje, en enkelt indkøbskategori eller de leverandører, der leverer en bestemt varegruppe til dig? Beskriv grænsen med de kategorier og varegrupper, du selv styrer efter i indkøbsfunktionen, så listen senere kan udvides uden at laves om. Skal du kortlægge en hel branche i stedet for din egen portefølje, afgrænser du i stedet på branchekoder og geografi.

Metoden er trinvis: afgrænsning, leverandørliste, segmentering, udbudskort, prioritering, dataniveau og vedligehold. Nøglerne er CVR-nummer, momsnummer eller LEI og NACE/DB07. Felterne er navn, kategori, branchekode, geografi, størrelse og samlet indkøbsbeløb.

Trinvis metode til at kortlægge leverandørudbuddet

Opbyg en komplet leverandørliste med entydige nøgler

Træk en komplet liste over alle leverandører, du har betalt i seneste regnskabsår, med CVR-nummer, virksomhedsnavn og samlet indkøbsbeløb. Kilden er sjældent ét system. Økonomisystem, indkøbssystem, abonnementsoversigter og enkelte regneark skal som regel samles, fordi indkøb er spredt på afdelinger, betalingskort, abonnementer og engangskøb.

Medtag betalingskort- og udlægsdata, ellers forsvinder mindre og decentralt indkøbte leverandører. Brug CVR-nummeret som primær nøgle og navnet som sekundær, så samme virksomhed ikke optræder flere gange under forskellige skrivemåder eller datterselskabsnavne. CVR-nummeret kobler senere leverandøren til branchekode, geografi og virksomhedsstørrelse.

Udenlandske leverandører har ikke CVR. Giv dem en sammensat nøgle af landekode og momsnummer eller LEI, og markér rækken som udenlandsk, så de ikke falder ud af de efterfølgende grupperinger. Notér også, hvilken enhed der faktisk fakturerer: koncernmoderselskab og den leverende enhed er ikke altid den samme, og det påvirker både branchekode og risikovurdering.

Til udenlandske leverandører findes navngivne registerlag. I Namibia er BIPA den officielle virksomheds- og IP-myndighed. I Rwanda er ORG/RDB den officielle registreringsmyndighed. I Jamaica er Companies Office of Jamaica det primære register.

Berigelseslag: I Namibia eProcurement, CPBN, NamRA, NSA, Bank of Namibia, NAMFISA, NSX og GLEIF. I Rwanda Umucyo, RPPA, RRA, BNR, CMA Rwanda og GLEIF. I Jamaica GOJ eProcurement og kontoret for indkøbspolitik.

Nøgler og felter i den faste leverandørliste

Segmentér leverandørerne efter branche, geografi og indkøbskategori

Når listen er entydig, beriges hver leverandør med branchekode efter NACE/DB07, geografi og virksomhedsstørrelse. Branchekoden kobler leverandøren til de data, du vil sammenligne på, fx emissionsfaktorer i klimaregnskabet eller risikoindikatorer i leverandørvurderingen.

Gruppér derefter leverandørerne i et kryds mellem egen indkøbskategori, branchekode og geografi. Den gruppering viser, hvilke dele af sektoren der leverer hvilke typer varer og ydelser, og hvor flere af dine kategorier trækker på de samme få brancher. Ligger fx både emballage og kontorartikler hos samme branchegruppe, er afhængigheden større, end kategoritallene hver for sig antyder.

Leverandører med flere aktiviteter skal håndteres eksplicit. Registrér én primær branchekode, der svarer til det, du faktisk køber, og notér sekundære koder ved siden af. Ellers ender en leverandør, der både sælger varer og serviceydelser, i den forkerte gruppe, og dækningsbilledet bliver misvisende.

NACE/DB07 er den fælles branchenøgle, når leverandører skal kobles til emissionsfaktorer og risikoindikatorer. Felter: primær branchekode, sekundære koder, geografi og virksomhedsstørrelse. Udenlandske leverandører markeres med landekode.

Kortlæg leverandørudbuddet: varer, ydelser og dækning

For hver indkøbskategori noterer du tre tal: hvilke branchegrupper der leverer til kategorien, hvor mange leverandører der er, og hvor stor en andel af kategorien den største leverandør står for. Tilsammen udgør de tre tal udbudskortet. En kategori med mange leverandører i flere brancher ser markant anderledes ud end en kategori med én dominerende leverandør.

Skal kortlægningen dække sektorens samlede udbud og ikke kun dine egne leverandører, bygger du først en bruttoliste uden for din egen indkøbsdata. Tag udgangspunkt i de afgrænsede branchekoder (NACE/DB07) og den valgte geografi, og træk virksomheder fra offentlige virksomhedsregistre og åbne virksomhedsdatakilder. Suppler med indkøbs- og udbudsregistre, hvor offentlige indkøb og kontrakter fremgår, og med brancheorganisationers medlemslister, hvis de er offentligt tilgængelige.

Afstem dubletter på CVR-nummer, momsnummer eller LEI, og filtrér først derefter på de varegrupper og ydelser, der hører til sektoren. Så får du også leverandører med, som du ikke selv har handlet med, men som indgår i det udbud, dine nuværende leverandører konkurrerer med.

Overlap er næste lag: flere leverandører i samme branchekode, der kan levere det samme, giver konkurrence og mulighed for at skifte. Tynd eller helt manglende overlap betyder, at udbuddet i praksis er koncentreret. Det påvirker både forsyningssikkerheden og din forhandlingsposition og bør stå som et selvstændigt fund i kortlægningen, ikke kun som et tal i et regneark.

Kobl kortet til sortimentet: hvilke varer og ydelser i kategorien er nødvendige for at levere til dine kunder, og findes der alternativer? Registrér også, hvor en kategori kun dækkes af leverandører i ét land eller én region.

Kilder til bruttolisten er offentlige virksomhedsregistre og åbne virksomhedsdatakilder, suppleret med indkøbs- og udbudsregistre og brancheorganisationers medlemslister. Navngivne registerlag for udenlandske sektorer: BIPA i Namibia, ORG/RDB i Rwanda og Companies Office of Jamaica i Jamaica. Indkøbslag: eProcurement/CPBN i Namibia, Umucyo/RPPA i Rwanda og GOJ eProcurement i Jamaica.

Udbudskortets tre tal er: antal branchegrupper pr. kategori, antal leverandører og den største leverandørs andel. Nøglerne er CVR-nummer, momsnummer eller LEI. Felterne er kategori, branchekode, geografi og alternativer.

Egen leverandørliste vs. sektorens samlede udbud

Prioritér efter væsentlighed og risiko

Brug kriterierne omsætningsmæssigt omfang, betydning for sortimentet, risikoprodukter og direkte krav fra aftagere. Tag den største kategori først og arbejd nedad, så indsatsen ligger, hvor den flytter mest. Det er samme rækkefølge, adundas.dk anbefaler for ansvarlig leverandørstyring.

Særlige risikoprodukter skal kortlægges dybere end resten. Ifølge CSR.dk kræver offentlige indkøbere indsigt i hele kæden, når det gælder særlige risikoprodukter. For øvrige kategorier er leverandørniveauet ofte nok til at træffe indkøbs- og risikobeslutninger.

Tjek også kundekravene. Er dine aftagere større virksomheder, der forbereder sig på CSRD og CSDDD, kan de efterspørge due diligence-dokumentation, selvom du ikke selv er direkte omfattet af lovgivningen. De kunder, der allerede har spurgt, viser, hvor i porteføljen indsatsen skal lægges først.

CSR.dk-artiklen »Derfor er kortlægning god forretning« peger på, at offentlige indkøbere kræver indsigt i hele kæden, når det gælder særlige risikoprodukter. Kædeansvar er et kendt begreb i flere brancher.

Prioriteringsrækkefølge for indsatsen

Vælg dataniveau: leverandørdata eller branchegennemsnit

Scope 3-data indsamles normalt direkte hos leverandørerne. Er det ikke muligt, findes mere generelle data om produkt, råvare og halvfabrikata i internationale databaser som Exiobase og Ecoinvent. Klimakompasset, udviklet af Erhvervsstyrelsen, kan være en genvej til at beregne udledningerne i scope 3.

Efter GHG Protocol opdeles scope 3 i 15 kategorier, hvor »indkøbte varer og services« typisk er den største. En pragmatisk rækkefølge er at starte med en forbrugsbaseret beregning på kategoriniveau for hele leverandørlisten. Skift derefter til leverandørspecifikke tal i de kategorier, hvor væsentligheden er størst.

Regn med svingende datakvalitet. En analyse fra Erhvervsstyrelsen (2023) peger på, at det primært er større og mere erfarne virksomheder inden for bæredygtig omstilling, der opgør deres scope 3-udledning. Også for dem er det svært i lange værdikæder på tværs af landegrænser. Skriv derfor i kortlægningen, om hver kategori bygger på leverandøroplyste data eller branchegennemsnit, så tallene kan forsvares over for revisor og kunder.

Navngivne datakilder: Exiobase og Ecoinvent til produkt-, råvare- og halvfabrikatadata. Klimakompasset fra Erhvervsstyrelsen er en genvej til scope 3. GHG Protocol opdeler scope 3 i 15 kategorier, hvor »indkøbte varer og services« typisk er størst.

Leverandørspecifikke data vs. branchegennemsnit

Gør kortlægningen til en løbende proces

Opdater kortlægningen på faste udløsere: når en ny leverandør oprettes, ved kontraktfornyelser, når indkøbskategorier ændres, og når kundekrav ændrer sig. Læg feltkravene ind ved leverandøroprettelsen – CVR-nummer, branchekode og indkøbskategori – så data er korrekte fra starten i stedet for at blive indhentet bagefter.

Kør listen igennem mindst en gang om året med samme feltstruktur: CVR, navn, kategori, branchekode, geografi og samlet indkøbsbeløb for seneste regnskabsår. Den faste struktur gør det muligt at se ændringer i sektoren – nye leverandører, øget koncentration, nye brancher – i stedet for at begynde forfra hver gang.

Forankr opgaven i leverandørstyringen med en navngiven ejer og ét fast sted, hvor listen ligger.

Den faste feltstruktur er CVR-nummer, navn, kategori, branchekode, geografi og samlet indkøbsbeløb for seneste regnskabsår. Nøglerne er CVR, momsnummer eller LEI. Ejeren skal være navngivet.